システムで予約ミスを予防|スタイリッシュな業務遂行【スマホチャットアプリなどをフル活用】

スマートな会議を実現【会議室予約システムの有効性を紐解く】

システムで予約ミスを予防

会議

予約で人為的なミスを予防!

大抵の企業は、ホワイトボードやパソコンツールで会議室予約管理をしているケースが多かったです。しかし、それらのツールを使用した予約管理では予約重複のミスも起こりやすく、大切な商談時間が失われてしまう危険性もあります。すべてのスタッフが、視覚的に会議室の予約状況が確認できるよう、会議室予約システムの導入がおすすめです。週や月ごとの予約状況、指定した日の予約時間を可視化できるので、総務部スタッフやその他部署のスタッフの人為的ミスを減らせます。

簡単にインストールが可能!

人によっては「システム」と名が付く以上、扱いが難しそうな印象を抱いてしまいがちです。しかし、会議室予約システムは名前通りで「会議室の予約」に絞られているので、スタッフそれぞれがアカウントを作る必要がありません。また、スマホやタブレットでもシステムにアクセスできるので、感覚的に操作ができます。パソコン関連機器の操作が苦手なスタッフでも、ミスすることなくシステムを操作できます。

低コストで管理業務をスマート化

会議室予約システムは、パソコン・スマホ・タブレットから自由にアクセスが出来るツールです。そのため、ネット環境さえ整っていれば、気軽に利用できるのです。システム専用のサーバーを準備する必要がないのです。また、システムは複雑な構造ではないので、システム管理専用スタッフを設置しなくても良いのです。低コストで導入、活用できる会議室予約システムは会社の経費をかけずに済みます。

予約状況の可視化がビジネスの無駄を省く!

会議室の予約状況がパソコンやスマホ・タブレットの画面で表示されれば、リアルタイムで最新利用状況が閲覧できます。予定通りの会議室利用が出来れば、急な来客対応でもスピーディーに空き会議室を確保できます。また、予約予定時刻が迫っているのをメールでお知らせする機能も搭載されているので、利用の行き違いが生じにくいです。ちなみに、自動のメール機能では、あらかじめ登録していた会議室の利用目的から利用予定時間まで記載して送信してくれるので、利用目的の曖昧化も未然に防げます。スマートに会議室が利用できる環境を作り出すために、システムの力に頼るのも有効手段と言えます。

これはあると便利なシステムランキング

no.1

利用イメージを伝える機能

会議室の収容人数や室内の雰囲気を画像や見取り図、簡易的な文章で紹介するシステムが組み込まれていたら、会議室利用イメージが膨らみやすいのは確かです。部屋そのものを見学しなくても、会議参加人数や利用目的に見合った会議室を確保しやすいです。また、部屋ごとの内部画像や見取り図は、1枚ずつ用意するのではなく、多方面から撮影されたものを組み込めれば、具体的に部屋の利用イメージが浮かびやすいです。

no.2

オプションの予約管理システム付

会議室を利用する際、プロジェクターや音響、ネットワーク関連機器、ホワイトボードと言ったオプションの活用も多めです。会議室予約システムでは、単純に部屋の確保だけでなく、オプションの予約に関するシステムも組み込まれていると便利です。オプションの在庫有無や利用状況に関する状況も同時にチェックできれば、速やかに利用したいオプションを確保できるのと、会議直前まで慌ただしく動かなくても良くなります。スマートに会議を執り行うために、オプションの予約管理機能も搭載されているかも導入前にチェックすべきでしょう。

no.3

インターバル設定機能

会議室の利用が終わった後は、しばらくは利用不可の時間を設けたいものです。次に会議室を利用する人のために、掃除や会議の目的に沿ったオプション設置や機材の準備を済ませておきたいからです。会議室予約システムで、1回の予約毎にインターバルが自動的に設けられる機能をがあるものも増えています。インターバル機能を有している会議室予約システムなら、常にクリーンな室内環境に整えられるのは勿論、次に会議室を利用するスタッフが準備に手間をかけずに利用できます。

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